Omnicom Media Group

Globale Medienholding mit 77.000 Mitarbeitenden in +100 Ländern und einem Jahresumsatz von 15 Mrd. USD

Branche

Marketing & Medien

Projektart

Aufbau, Verwaltung und Leitung Automation Center of Excellence und PMO Governance für die Region EMEA

Projektdauer

2022 bis 2024

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Die Rolle von Homo Digitalis

Projektleitung & Automation Center of Excellence (ACOE) Lead

Problem

Die Finanzberichte bei Omnicom Media Group, insbesondere im Bereich der Marketingkampagnen, wurden ursprünglich in stark manuellen Systemen wie Excel verwaltet. Dies führte zu zeitaufwändigen, fehleranfälligen Prozessen, da die Daten täglich manuell aktualisiert und überwacht werden mussten. Budgetüberschreitungen wurden oft zu spät erkannt, was zu unnötigen Kosten und Effizienzverlusten führte.

Ziel

Das Projekt „Digital Overspend“ zielte darauf ab, diese Prozesse durch Automatisierung zu modernisieren, um:

Echtzeit-Datenverfügbarkeit zu gewährleisten, damit Überschreitungen schneller erkannt werden.
Automatische Warnmeldungen bei Budgetüberschreitungen einzuführen, um eine sofortige Reaktion zu ermöglichen.
Die Kosteneffizienz durch die Reduktion manueller Arbeit zu steigern.

Umsetzung:

Im Rahmen des Center of Excellence Automation Hub wurden in der EMEA- und APAC-Region Prozessautomationslösungen implementiert und ausgerollt. Homo Digitalis fungierte hierbei als Senior IT-Projektmanager und koordinierte die Zusammenarbeit zwischen der globalen Zentrale in New York und 33 lokalen Märkten. Zu den Maßnahmen gehörten:

Automatisierter Finance Tracker: Excel-basierte Lösungen wurden durch automatisierte Systeme wie MS Power BI ersetzt, wodurch eine stündliche statt tägliche Datenaktualisierung möglich wurde. Das ermöglichte den Finanzteams, schneller auf Budgetüberschreitungen zu reagieren.
SaaS Lösung: Entwicklung einer internen SaaS-Lösung für 360-Grad-Mediaplanung und Dokumentensignatur, die es Kunden und Mitarbeitenden von OMG ermöglicht, den Status von Genehmigungen und fehlenden Kundenverträgen in Echtzeit einzusehen.
Management der Prozessautomatisierung: Integration von Automationslösungen zur Kostenreduktion in global agierenden Märkten, kombiniert mit dem klassischen und agilen Management von IT-Projekten in der EMEA- und APAC-Region.
Stakeholder-Engagement: Intensive Zusammenarbeit mit Enterprise-Architekten, Lead Business Analysten und regionalen Senior Projektmanagern zur Sicherstellung eines erfolgreichen Projektverlaufs und zum Management von Risiken.

Ergebnis

Kosteneinsparungen: Durch die Automatisierung der Prozesse und Reduzierung manueller Arbeit konnten erhebliche Einsparungen erzielt werden, insbesondere durch die Nutzung von MS Power BI zur Echtzeit-Analyse.

Effizienzsteigerung: Die stündliche Datenaktualisierung ermöglichte schnellere Entscheidungen und erhöhte die Verfügbarkeit präziser Daten, während der Einsatz von "Signit" Transparenz in den Genehmigungsprozessen schuf.

Verbesserte Skalierbarkeit: Das Automation Center of Excellence war in der Lage, große Mengen an Daten zu verarbeiten und die Überwachung zahlreicher Kampagnen effizient zu steuern, was die Skalierbarkeit und Flexibilität des Systems deutlich verbesserte.

Fazit:

„Digital Overspend“ und der Aufbau des Automation Center of Excellence stellten transformative Projekte dar, die die Finanzprozesse bei Omnicom Media Group revolutionierten. Durch den Einsatz moderner Automatisierungstechnologien und die Entwicklung innovativer Tools wie „Signit“ konnte OMG ihre Ressourcen effizienter nutzen, die Qualität der Datenverfügbarkeit verbessern und eine stabilere, skalierbare Unternehmensstruktur schaffen. Die erfolgreiche Implementierung dieser Lösungen stärkte die Position von OMG im globalen Markt und ermöglichte eine agile Anpassung an veränderte Marktanforderungen.

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